O que é Análise de Stakeholders? | Como o gerenciamento de projetos cresceu como profissão ao longo dos anos, vimos que os projetos podem variar muito em escopo, custo e cronograma. Embora haja uma grande variedade nestas áreas, os projetos também compartilham uma semelhança em muitas outras áreas.
Uma área na qual todos os projetos compartilham semelhanças é a área de partes interessadas e gerenciamento de partes interessadas. O que é uma parte interessada? Quem é uma parte interessada? Como identificamos e gerenciamos os stakeholders? As respostas a estas perguntas são uma parte importante da gestão bem sucedida de qualquer projeto, independentemente de sua complexidade. Confira mais detalhes em nosso site.
O que é um Stakeholder? Como Identificar, Analisar e Gerenciar Partes Interessadas em Projetos.
Um dos primeiros passos no planejamento do gerenciamento do projeto é a identificação das partes interessadas. Para conseguir isto, é preciso entender o que é uma parte interessada. Livremente definido, uma parte interessada é uma pessoa ou grupo de pessoas que pode afetar ou ser afetado por um determinado projeto.
As partes interessadas podem ser indivíduos que trabalham em um projeto, grupos de pessoas ou organizações, ou mesmo segmentos de uma população. Uma parte interessada pode estar ativamente envolvida no trabalho de um projeto, afetada pelo resultado do projeto, ou em posição de afetar o sucesso do projeto.
As partes interessadas podem ser uma parte interna da organização de um projeto, ou externa, tais como clientes de negócios, credores, sindicatos ou membros de uma comunidade.
Dependendo da complexidade e do escopo de um projeto, pode haver um número muito pequeno ou extremamente grande de partes interessadas. Um projeto pode ser parte de um departamento de obras públicas de uma cidade ou condado e pode incluir todos os membros da comunidade como partes interessadas e número de milhares.
Para determinar o que é um interessado, é importante considerar qualquer pessoa que possa se enquadrar em qualquer uma destas categorias. À medida que avançamos na identificação das partes interessadas, devemos analisar o panorama do projeto e determinar o que indivíduos ou grupos podem influenciar e afetar o projeto ou ser afetados por seu desempenho e resultado. Então o que é um Stakeholder? As partes interessadas podem ser:
- O gerente de projeto, patrocinador e equipe
- O cliente (indivíduo ou organização)
- Fornecedores de material ou outros recursos
- Credores
- Empregados
- Sindicatos
- Cidade, comunidade, ou outra região geográfica
- Organizações profissionais
- Qualquer indivíduo ou grupo impactado pelo projeto
- Qualquer indivíduo ou grupo em posição de apoiar ou impedir o sucesso do projeto
- Interno ou externo; local ou internacional
- Identificação das partes interessadas
Então agora respondemos à pergunta: o que é uma parte interessada? O próximo passo é usar esse conhecimento para responder à pergunta: quem é um interessado? Esta pergunta é respondida durante o processo de identificação das partes interessadas. A identificação das partes interessadas é o processo utilizado para identificar todas as partes interessadas de um projeto.
É importante entender que nem todas as partes interessadas terão a mesma influência ou efeito sobre um projeto, nem serão afetadas da mesma maneira. Há muitas maneiras de identificar as partes interessadas para um projeto; contudo, isso deve ser feito de forma metódica e lógica para garantir que as partes interessadas não sejam facilmente omitidas.
Isto pode ser feito analisando as partes interessadas organizadamente, geograficamente ou através do envolvimento com várias fases ou resultados do projeto.
Outra maneira de determinar as partes interessadas é identificar aqueles que são diretamente afetados pelo projeto e aqueles que podem ser indiretamente afetados. Exemplos de partes interessadas diretamente afetadas são os membros da equipe do projeto ou um cliente para quem o projeto está sendo feito.
Os indiretamente afetados podem incluir uma organização adjacente ou membros da comunidade local. As partes interessadas diretamente afetadas geralmente terão maior influência e impacto de um projeto do que aquelas indiretamente afetadas. Embora estes detalhes sejam desenvolvidos e analisados mais detalhadamente no processo de Análise das Partes Interessadas, é importante começar a pensar neles agora e ajudar a fornecer uma maneira sistemática de identificar as partes interessadas.
Um resultado da identificação das partes interessadas deve ser um registro das partes interessadas no projeto. É aqui que a equipe do projeto captura os nomes, informações de contato, títulos, organizações e outras informações pertinentes de todas as partes interessadas. Esta é uma ferramenta necessária durante o Gerenciamento de Partes Interessadas e proporcionará um valor significativo para que a equipe do projeto se comunique com as partes interessadas de forma organizada.
O que é Análise de Stakeholders?
Agora que você conduziu o processo de identificação das partes interessadas, você deve ter uma lista abrangente de todas as partes interessadas no projeto. Se você utilizou uma das abordagens que discutimos, você também deve tê-las agrupadas por região geográfica, organização, envolvimento no projeto ou se elas são ou não impactadas direta ou indiretamente pelo projeto.
Enquanto a análise das partes interessadas é feita para cada parte interessada individual, estes agrupamentos são úteis para determinar o nível de detalhe exigido neste processo.
O processo de análise das partes interessadas requer uma análise cuidadosa de cada parte interessada para reunir informações mais profundas a fim de compreender seu impacto, envolvimento, requisitos de comunicação e preferências. Esta parte interessada está organizada? Eles são uma organização coesa? Eles apóiam este projeto ou são críticos em relação a ele? Quão influentes ou poderosos eles são? Eles preferem ser notificados por telefone ou e-mail? Com que freqüência? Qual é o interesse das partes interessadas neste projeto? Estes são os tipos de perguntas que devem ser respondidas a fim de fornecer uma análise completa.
Normalmente um gráfico ou tabela é usado para capturar todas estas informações com os nomes das partes interessadas listadas uma por linha e uma lista de títulos de coluna que abordam os tipos de perguntas feitas acima.
Muitas vezes uma equipe de projeto criará a análise das partes interessadas utilizando o registro das partes interessadas e simplesmente adicionando um nível maior de detalhes a cada entrada. Recomenda-se deixar estes documentos separados e criar uma análise das partes interessadas independente do registro.
A análise pode conter informações que não devem ser distribuídas livremente a todos os interessados como o registro deve ser. Além das informações gerais contidas no registro das partes interessadas, a análise das partes interessadas contém.
Administração dos Stakeholders
A Gestão de Partes Interessadas é onde você utilizará todas as informações coletadas e desenvolverá uma estratégia para gerenciar as partes interessadas. Não importa o quanto você planeje ou o quanto esteja investido em um projeto, a má gestão das partes interessadas pode facilmente causar o fracasso de um projeto. É um componente chave para executar e completar um projeto bem sucedido. Uma grande parte da gestão das partes interessadas se concentra na comunicação.
A pedra angular da gestão de partes interessadas é entender quem precisa de que informação e quando ou com que frequência precisa dela. Haverá também interessados que apóiam o projeto e aqueles que podem se opor a ele ou apresentar obstáculos ao sucesso do projeto. Sua estratégia de gestão das partes interessadas deve ser orientada para manter o apoio daqueles que são a favor do projeto e ao mesmo tempo conquistar aqueles que se opõem ou pelo menos mitigar os riscos que eles possam apresentar.
As perguntas que você fez e respondeu sobre cada parte interessada no processo de Análise das Partes Interessadas são seu guia de como interagir com cada parte interessada e satisfazer suas exigências individuais. Ao determinar quão poderosa é uma parte interessada e se ela apoia ou não ou se opõe ao projeto, permitirá ao gerente do projeto criar uma estratégia para comunicar e trabalhar com essa parte interessada a fim de garantir o sucesso do projeto.
Algumas partes interessadas podem exigir pouca interação ou comunicação, enquanto outras exigem comunicação quase constante. O gerenciamento de partes interessadas é onde estas estratégias são desenvolvidas e executadas. Se uma parte interessada se opõe a um projeto, talvez seja porque ela busca mais envolvimento ou consciência e o gerente de projeto pode trabalhar com essa pessoa para ganhar seu favor e apoio.
Ao entender o que é uma parte interessada e ao utilizar uma abordagem sistemática e completa de Identificação, Análise e Gerenciamento de Partes Interessadas, um gerente de projeto pode melhorar significativamente suas chances de sucesso. À medida que os projetos se tornam mais complexos e envolvidos, o mesmo acontece com a gestão de suas partes interessadas.
É fácil perder o controle ou omitir atores-chave do projeto e, ao não utilizar adequadamente estes processos e ferramentas, os gerentes de projeto perderão sua capacidade de se comunicar efetivamente com as partes interessadas de uma maneira necessária para assegurar um projeto bem-sucedido.